Frais de séjour en Belgique : montant déductible fiscalement

Si un travailleur expose des frais à la demande ou au profit de son employeur, ce dernier les lui remboursera en principe. Ces « frais propres à l’employeur » ne sont pas imposables dans le chef du travailleur et sont normalement déductibles dans le chef de l’employeur. Le travailleur doit en principe prouver la réalité et le montant de la dépense. Mais il y a des exceptions. 

Frais propres à l’employeur 

Si un travailleur avance des frais pour son employeur, le fisc ne considérera pas leur remboursement comme une rémunération. 

L’employeur qui effectue un tel remboursement doit être en mesure de prouver que l’indemnité concerne des frais qui lui sont propres en tant qu’employeur et que les frais ont réellement été déboursés (le travailleur doit produire une preuve de paiement à l’employeur).

Si l’employeur « remboursait » des frais qui n’ont pas été déboursés ou s’il remboursait plus que la dépense réelle, l’indemnité serait considérée comme une rémunération sur laquelle des impôts seraient dus. 

Forfaitaire

Pour éviter que l’administration de la preuve n’entraîne une surcharge administrative, il est fait usage de forfaits, tant en matière fiscale qu’en matière de sécurité sociale. Le gros avantage d’un forfait est qu’il ne faut plus prouver que l’indemnité correspond à la dépense. Il existe de nombreux exemples d’indemnités forfaitaires. Songez aux indemnités pour frais de car wash, parking et péages, pour frais d’un bureau à domicile, pour frais de représentation… Ces indemnités font généralement l’objet de rulings. 

D’autres indemnités, comme l’indemnité pour frais de séjour, sont communiquées par le fisc via une circulaire. Fin mai, l’administration fiscale a publié dans une seule et même circulaire les montants applicables pour la période du 1er février 2022 au 30 mars 2022 et pour la période à partir du 1er avril 2022 :  

Du 1er janvier 2022 au 30 mars 2022 inclus :

indemnité forfaitaire journalière (également connue sous le nom de frais de repas) : 18,11 euros par jour ;

indemnité forfaitaire mensuelle (maximum 16 fois) : 18,11 euros par jour ; et

indemnité journalière complémentaire pour frais de logement (hôtel) : 135,85 euros par nuit.

À partir du 1er avril 2022 :

indemnité forfaitaire journalière (également connue sous le nom de frais de repas) : 18,47 euros par jour ;

indemnité forfaitaire mensuelle (maximum 16 fois) : 18,47 euros par jour ; et

indemnité journalière complémentaire pour frais de logement (hôtel) : 138,57 euros par nuit.

Sécurité sociale 

Attention : les « forfaits », tels qu’ils sont fixés par le fisc, sont indépendants des forfaits applicables en matière de sécurité sociale. L’administration de l’ONSS ne considère pas les indemnités pour frais de séjour comme une rémunération si elles n’excèdent pas :

10 euros par jour pour les frais de route (pour l’absence de sanitaires) ;

7 euros par jour pour les frais de repas ; et

35 euros par jour si le membre du personnel doit séjourner sur place.

Ces montants n’ont plus été actualisés depuis un certain temps. Ils s’appliquent par ailleurs uniquement au personnel « non sédentaire ».

Nouvelles

En principe, les frais engagés à la demande ou au profit de l’employeur sont remboursés au travailleur. Les montants remboursés constituent des frais propres à l’employeur. Ils ne sont pas imposables dans le chef du travailleur et sont normalement déductibles pour l’employeur. Le travailleur doit en principe prouver la réalité et le montant de la dépense. Quelques exceptions sont toutefois prévues, comme c’est le cas pour les frais de séjour.

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