Sociétés : le point sur la constitution en ligne

Une loi récente ouvre la porte à la constitution en ligne des sociétés. Vous disposez d’une société en cinq jours. C’est ce que promet le ministre dans les travaux préparatoires... Le truc est simple : vous devez encore passer par le notaire, mais l’acte de constitution authentique des personnes morales peut désormais aussi être dématérialisé. Ce qui accélère considérablement la procédure.

Directive européenne

La loi voit le jour à la suite d’une directive européenne qui confie quatre missions au législateur national :

certaines formes de société doivent pouvoir être constituées entièrement en ligne

certaines informations sur les sociétés doivent pouvoir être soumises et consultées en ligne

les succursales doivent pouvoir s’inscrire entièrement en ligne

les informations sur les interdictions gouvernementales en vigueur doivent pouvoir être échangées.

Cette loi vise uniquement les trois premiers de ces points. L’échange d’informations sera abordé ultérieurement.

Le CSA

L’actuel Code des sociétés et associations (CSA) a déjà dans une large mesure tenu compte de la directive, de sorte que seuls les aspects purement numériques devaient encore être réglés.

La loi contient dès lors des dispositions sur ce qui suit :

la forme électronique de l’acte de constitution

la réception à distance d’un acte (sans comparution physique devant un notaire)

Le dépôt électronique des actes de constitution et des actes modificatifs est déjà réglé (via le système eDepot du notariat). L’enregistrement en ligne des succursales est lui aussi déjà prévu dans le CSA, mais doit encore être mis en pratique à travers des arrêtés royaux.

Pouvoir de représentation

La nouvelle loi prévoit que désormais, le registre des personnes morales de la Banque-Carrefour des Entreprises mentionne non seulement l’identité des administrateurs, mais aussi les pouvoirs de représentation qui font partie des statuts.

Ces informations étaient déjà disponibles, mais uniquement dans les annexes du Moniteur belge. Désormais, elles sont donc également mises à disposition de manière structurée dans le registre des personnes morales.

Le but est de créer un genre de base de données des mandats. Ces informations doivent être reprises dans les statuts. Concrètement, une sorte de qualification sous la forme d’une métadonnée pouvant être liée à la disposition concernée (représentation unipersonnelle, clause de double signature...) sera disponible en plus de la disposition statutaire littérale en question. L’obligation est applicable à toutes les formes juridiques dont les statuts sont déposés dans le système de base de données publiquement consultable des statuts. Pour les sociétés constituées avant l’entrée en vigueur, cette nouvelle obligation s’applique lors du prochain dépôt d’une nouvelle version coordonnée des statuts.

Cinq ou dix jours

Une fois la loi en vigueur, une personne morale pourra être constituée en dix jours. Lorsque la personne morale est constituée exclusivement par des personnes physiques, la constitution peut même être achevée en cinq jours ouvrables à compter de la réception de l’acte constitutif et du paiement des frais de publication. Ce délai est valable uniquement pour les constitutions en ligne.

La constitution en ligne

Afin de permettre toutes ces nouvelles dispositions, la loi sur le notariat devait également être modifiée. En effet, remplacer une comparution physique devant le notaire par une vidéoconférence est une chose. Remplacer la signature manuscrite d’un acte par une signature numérique en est une autre.

La nouvelle loi ne vise pas spécifiquement la constitution en ligne de sociétés. Le gouvernement a, en fait, élaboré un cadre légal pour la dématérialisation de tous les actes de constitution d’une personne morale reçus dans la forme authentique, et pas uniquement ceux des SRL et des SA. Les autres formes légales authentiques peuvent désormais être reçues dans la forme dématérialisée (nous pensons ici à la constitution de la SC, l’AISBL, la fondation privée…), mais aussi les formes légales qui ne doivent pas obligatoirement être reçues dans la forme authentique et qui optent volontairement pour cette forme (la SNC, la SComm, l’ASBL…).

En outre, ces actes de constitution authentiques sous forme dématérialisée peuvent être reçus à distance, à savoir lors d’une vidéoconférence avec le notaire. Il s’agit en principe de tous les actes de constitution authentiques (autres que la constitution d’une fondation par le biais d’un testament). L’apport en nature est néanmoins exclu de la constitution à distance.

Le notaire a toutefois la possibilité d’exiger la présence physique, par exemple afin d’éviter l’usurpation d’identité ou dans le cadre de la capacité juridique des demandeurs.

Le notaire acceptera également la signature électronique, même si elle provient d’un autre État membre de l’Union européenne. Mais sur ce point, de nombreuses objections pratiques doivent encore être levées.

La loi règle également la problématique des signatures dans un fuseau horaire différent (la date et l’heure auxquelles l’acte reçoit l’authenticité sont celles auxquelles le notaire signe) et le fait que le collaborateur de l’étude notariale qui reçoit une procuration sous forme dématérialisée doit donner son adresse privée (il peut élire domicile en l’étude notariale).

La loi est en grande partie entrée en vigueur le 1er août 2021, mais il faudra probablement encore attendre un peu avant son exécution effective et sa concrétisation auprès des notaires. La crise du coronavirus nous a appris que cela peut aller très vite.

Nouvelles

Le 12 octobre 2021, la Commission des normes comptables (CNC) a publié un avis sur la procédure de sonnette d’alarme sous le Code des sociétés et des associations (CSA). L’application de la procédure de sonnette d’alarme dépend dans une large mesure des règles d’évaluation appliquées par l’organe d’administration. Les administrateurs qui appliquent correctement les règles échappent à la responsabilité particulière qu’ils pourraient encourir.

Tout comme vos revenus peuvent encore être imposables longtemps après que vous avez cessé votre activité, vos frais peuvent également rester déductibles après cette cessation d’activité. La Cour d’appel de Gand a été appelée à se prononcer dans une affaire sur toute une série de frais et dépenses qui ont encore été supportés après la cessation d’activité. Une affaire particulièrement intéressante !

Les travailleurs qui se voient mettre une voiture de société à disposition par leur employeur sont imposés sur un avantage de toute nature. Cet avantage est basé sur la valeur catalogue du véhicule. La mise à disposition supplémentaire d’une carte de carburant par l’employeur est sans incidence sur cet avantage. Mais qu’en est-il si le travailleur « fait le plein » d’électricité aux frais de l’employeur ?