Een ‘energiebudget’ voor uw personeel

Een belangrijke energieleverancier geeft de werkgevers de mogelijkheid om medewerkers gratis verwarming of elektriciteit aan te bieden. De werknemer wordt daarop belast, maar het belastbaar bedrag staat los van de werkelijke waarde van het voordeel, dat meestal hoger ligt.

Forfaitaire waarde van voordelen

Volgens de belastingwet wordt een werknemer of bedrijfsleider belast op de werkelijke waarde van de voordelen die de werkgever aanbiedt. Er wordt daarbij niet gekeken naar de kostprijs van het voordeel voor de werkgever, maar wel naar de waarde die het voordeel heeft voor de werknemer.

Om eindeloze discussies te vermijden, worden sommige voordelen forfaitair gewaardeerd. Een goedkope lening bijvoorbeeld, of een gratis woonst. Ook voor verwarming en elektriciteit bestaat er zo’n forfaitaire berekening, waar niet kan van afgeweken worden. Niet door de werkgever of werknemer, maar ook niet door de fiscus.

Sedert geruime tijd wordt de terbeschikkingstelling van gratis elektriciteit geschat op 470 euro per jaar (1.030 euro voor leidinggevend personeel en bedrijfsleiders) en op 930 euro (2.080 euro voor leidinggevend personeel en bedrijfsleiders) voor verwarming.

Product

Een grote energieleverancier bekwam recent een ruling om deze forfaitaire waardering ook toe te passen op een nieuw product dat hij lanceert. Concreet zal de werkgever met de energieleverancier een contract afsluiten voor de levering van energie en verwarming aan personeelsleden. De werkgever biedt zijn personeel een energiebudget aan, maar het product kan ook perfect passen in een zogenoemd cafetariaplan, waarbij de werknemer meerdere alternatieve verloningsvormen aangeboden krijgt – zoals een bedrijfswagen, een bedrijfsfiets, maaltijdcheques of warrants.

De werknemer die in dit systeem stapt, wordt logischerwijze belast op een voordeel van alle aard dat op forfaitaire wijze wordt gewaardeerd (zoals hierboven beschreven).

De factuur die de werkgever betaalt (en die wellicht heel wat hoger ligt dan de forfaitaire waarde van het voordeel) is integraal aftrekbaar.

Modaliteiten

De werkgever moet de werknemers een vooraf bepaald budget toekennen, eventueel afhankelijk van de functiecategorie waarin de werknemer is ingedeeld. Het budget kan met andere woorden verschillen naargelang de functie die wordt uitgeoefend.

Als de werknemer beslist om in te stappen in het energiebudget, sluit de werkgever een contract af met de energieleverancier om bij die bepaalde werknemer energie te leveren.

Er is uiteraard ook een overeenkomst tussen de werkgever en de werknemers met betrekking tot de principes van het budget voor verwarming of elektriciteit. Die overeenkomst moet trouwens ook een clausule van ‘voorzichtig en redelijk persoon’ (het vroegere ‘goede huisvader’) bevatten. De bedoeling is te vermijden dat de werknemer nutteloos begint te verwarmen, ramen en deuren laat openstaan, enz. De clausule laat toe dat de werkgever actie onderneemt om een overdreven energieverbruik te vermijden (bv. een weigering om in de toekomst nog deel te mogen nemen aan het budget voor verwarming of elektriciteit).

De werknemer beslist zelf om al dan niet in te tekenen op het budget.
Hij heeft er belang bij om zijn verbruik zo laag mogelijk te houden omdat het deel van het budget dat hij niet gebruikt, uitgekeerd kan worden als loon, belastbaar volgens de gebruikelijke regels.
De werknemer kan trouwens op elk moment overstappen naar een andere energieleverancier en zal zodoende niet meer onder het budget voor verwarming of elektriciteit vallen.

Gaat de werknemer boven zijn budget, dan moet hij het verschil uit eigen zak bijbetalen.
Let op: die bijbetaling is géén zogenaamde ‘eigen bijdrage’, zoals bij de bedrijfswagen. Als de bedrijfsleider of een personeelslid zelf een deel van de autokosten moet betalen, dan is dat een zogenaamde eigen bijdrage die van het bedrag van het voordeel mag worden afgetrokken. De som die uw werknemer betaalt omdat hij zijn energiebudget heeft overschreden, is geen eigen bijdrage en mag niet worden afgetrokken van het belastbaar voordeel.

Kostenaftrek versus belastbaar voordeel

De sommen die de werkgever betaalt aan de energieleverancier, worden beschouwd als een onderdeel van de bezoldiging van de werknemer. Dat betekent dat ze aftrekbaar zijn als personeelskost op voorwaarde dat ze worden opgenomen op de fiscale loonfiche.

De werkgever zal de werkelijk betaalde sommen kunnen aftrekken, terwijl de werknemer slechts belastbaar is op het (veelal lager) forfaitair gewaardeerde voordeel.
Wordt het energiebudget de nieuwe ‘salariswagen’?

Nieuws

De ‘milde toepassing’ van de 80%-grens, zoals de belastingadministratie die toepaste voor de premies van 2020, wordt verlengd voor de premies van 2021. De administratie kondigde dit aan in een circulaire van 10 juni 2021. Wat houdt die versoepeling precies in?

Midden 2020 pakte de regering uit met de consumptiecheque. De werkgever mocht zijn personeel een bonus geven, vrij van belastingen en sociale zekerheid, tot maximum 300 euro. Een jaar later komt er een heruitgave van deze bonus (nu heet die ‘coronapremie’), maar ook aan de consumptiecheque wordt noodgedwongen nog wat gesleuteld.

Voor een ondernemer is de revalorisatiecoëfficiënt van het kadastraal inkomen (kortweg KI) relevant in twee specifieke situaties: als hij als particulier een woning verhuurt aan een onderneming en als hij als bedrijfsleider een woning verhuurt aan zijn eigen onderneming.