Déclaration d’un conflit d’intérêts
Si un administrateur de société a un intérêt patrimonial opposé à celui de la
société, il doit le déclarer correctement et en temps utile. Comment doit-il
procéder ?
Le conflit d’intérêts
Le terme « conflit d’intérêts » en droit des sociétés renvoie à la situation où
un membre de l’organe d’administration d’une société a un intérêt direct ou
indirect de nature patrimoniale qui est opposé à l’intérêt de la société. Le
Code des sociétés et des associations (CSA) contient des règles explicites
concernant ce qu’il y a lieu de faire dans ce cas précis.
Lorsqu’un ou plusieurs administrateurs ont un conflit d’intérêts, la décision
pour la société doit être prise par les autres administrateurs qui ne sont pas
en situation de conflit d’intérêts. Si l’organe d’administration est un organe
collégial, l’administrateur qui est en situation de conflit d’intérêts ne peut
pas participer aux délibérations ni à la prise de décisions. L’administrateur
concerné doit lui-même informer l’organe d’administration, et ce avant qu’il
prenne une décision. Sa déclaration et ses explications sur la nature de cet
intérêt opposé doivent figurer dans le procès-verbal de la réunion de l’organe
d’administration.
Lorsque tous les administrateurs ont un conflit d’intérêts, la décision doit
être prise par l’assemblée générale.
Lorsqu’il n’y a qu’un administrateur, il doit également soumettre la décision à
l’assemblée générale.
Lorsque l’administrateur et l’actionnaire sont une seule et même personne, cette
personne est autorisée à prendre la décision.
Il existe toutefois quelques exceptions à ces règles, comme pour les opérations
entre entreprises liées ou pour les opérations habituelles conclues aux
conditions au marché.
Le rapport
Lorsqu’un conflit d’intérêts se produit, la partie autorisée à prendre la
décision – c’est-à-dire les administrateurs qui ne se trouvent pas en situation
de conflit d’intérêts, l’assemblée générale ou l’administrateur lui-même – doit
établir un rapport sur la nature de la décision ou opération. Cela se fait via
le procès-verbal de l’assemblée ou via un rapport spécial.
Le rapport doit également contenir les conséquences patrimoniales de la décision
ou opération ainsi qu’une justification de la décision prise.
S’il s’agit d’une situation où l’administrateur unique est également
l’actionnaire unique, le rapport doit en outre contenir le contrat conclu entre
l’administrateur et la société.
Le rapport de gestion
La partie concernée du procès-verbal ou le rapport spécial doit en principe
figurer dans son intégralité dans le rapport de gestion, mais il suffit de faire
mention du conflit d’intérêts dans le rapport de gestion et de renvoyer au
procès-verbal ou au rapport spécial qui est alors joint dans son intégralité en
annexe.
Les petites sociétés qui ne sont pas obligées de reprendre un rapport de gestion
dans leurs comptes annuels doivent établir une pièce distincte qui est déposée
en même temps que les comptes annuels. Cette pièce contient également le texte
intégral du procès-verbal ou du rapport spécial.
Si la société a nommé un commissaire, le procès-verbal doit lui être communiqué
et il doit évaluer dans une section séparée les conséquences patrimoniales pour
la société des décisions de l’organe d’administration ou de l’assemblée
générale.
Le rapport de gestion est le document dans lequel l’organe d’administration rend
compte de sa politique. Il contient :
un exposé fidèle sur l’évolution et les résultats des activités et sur la
situation de la société ;
une description des principaux risques et incertitudes auxquels la société est
confrontée ;
des indications sur les circonstances susceptibles d’avoir une influence notable
sur le développement de la société, pour autant qu’elles ne soient pas de nature
à porter gravement préjudice à la société ;
des indications relatives aux activités en matière de recherche et de
développement ;
etc.
Le rapport de gestion doit également contenir des données sur les événements
importants survenus après la clôture de l’exercice. Si un conflit d’intérêts se
produit entre la date de clôture de l’exercice et la date de l’assemblée
générale, ce conflit d’intérêts doit être mentionné dans les premiers comptes
annuels suivants. Il ne faut donc pas attendre jusqu’à l’établissement des
comptes annuels et du rapport de gestion portant sur l’exercice au cours duquel
le conflit d’intérêts s’est produit.
Sanctions
La non-déclaration d’un conflit d’intérêts est passible des sanctions
habituelles prévues par le droit des sociétés qui visent à protéger les intérêts
de la société, des créanciers et des actionnaires. Cela signifie que toute
personne intéressée peut réclamer la nullité des décisions ou opérations qui ont
été prises ou réalisées en contradiction avec les règles susmentionnées. Les
administrateurs peuvent en outre être tenus pour responsables solidairement.
