Mandat d’administrateur et fonction salariée au sein de la même société

Dans les sociétés anonymes et les sociétés à responsabilité limitée, les mandats d’administrateurs ne peuvent pas faire l’objet d’un contrat de travail. Une personne peut néanmoins être à la fois salarié et administrateur. Comment cela s’explique-t-il ?

Dualité de fonctions

Un mandataire de société ne peut être lié à la société par un contrat de travail. Tel est ce qu’il ressort du nouveau Code des sociétés et des associations (CSA). Cette interdiction vise :

pour les SA, les administrateurs, les membres du conseil de surveillance et les membres du conseil de direction ; et

pour les SARL, les administrateurs.

Mais qu’en est-il lorsqu’un administrateur exerce aussi une autre fonction au sein d’une même société ? Cette dualité de fonctions est possible si trois conditions sont réunies.

Tout d’abord, cette autre fonction doit être nettement distincte de sa fonction d’administrateur. Il ne doit dès lors exister aucun lien direct avec son mandat d’administrateur. Il peut par exemple s’agir d’une fonction commerciale ou financière, ou encore d’une fonction en tant que responsable RH.

La deuxième condition a trait au lien de subordination. Ce lien constitue en effet un élément essentiel de tout contrat de travail. Cette condition est aussi la plus compliquée et la plus sensible des trois : lorsqu’il exerce sa fonction de salarié, l’administrateur doit exécuter son travail dans un lien de subordination par rapport à son employeur alors qu’il est lui aussi à la tête de l’entreprise.

Qui doit dès lors exercer l’autorité à l’égard de ce salarié-administrateur ? Cette compétence peut être attribuée à un organe de la société ou à une personne désignée par la société.
L’assemblée générale des actionnaires ne peut exercer une quelconque autorité vu qu’elle ne se réunit qu’une fois par an.

Il va de soi que cette condition ne peut être remplie au sein d’une société qui ne compte qu’un seul administrateur. Même lorsqu’un membre direct de la famille occupe en réalité les principaux postes de direction, il est impossible d’établir la présence d’un lien de subordination.

La troisième condition concerne la rémunération. Le salarié-administrateur doit percevoir une rémunération en contrepartie de ses prestations – comme s’il n’exerçait pas de mandat d’administrateur. L’indemnité d’administrateur ne peut être assimilée à une rémunération. L’absence de rémunération pour les prestations fournies implique qu’il est uniquement administrateur et n’exerce aucune fonction salariée.

Gestion journalière

L’interdiction d’être lié par un contrat de travail ne s’applique qu’aux fonctions exercées en qualité de mandataire de société. Elle ne vise nullement l’organe chargé de la gestion journalière.

Tel que prévu par le CSA, certains actes peuvent être accomplis sans passer par les administrateurs. C’est notamment le cas des actes qui n’excèdent pas les besoins de la vie quotidienne de la société ou des actes qui en raison de leur intérêt mineur ou de leur caractère urgent ne justifient pas l’intervention de l’organe d’administration.

Comme le CSA ne prévoit rien d’explicite concernant le statut social des membres de cet organe, la doctrine part du principe qu’un statut social de travailleur salarié est possible.

Droit du travail et ONSS

S’il est établi que le mandataire de société exerce aussi une fonction de travailleur salarié, deux réglementations différentes sont d’application en ce qui concerne le droit du travail et la sécurité sociale.

Dans le cadre de sa fonction salariée, l’intéressé bénéficie du régime de protection des travailleurs salariés pour ce qui est de la durée du travail, des vacances annuelles et du licenciement. La fin du mandat d’administrateur n’implique pas automatiquement la fin du contrat de travail. Ce serait contraire au principe de dualité des fonctions. Si la société et l’administrateur souhaitent mettre fin à leur relation, il y a lieu de respecter à la fois les règles en matière de révocation du mandat d’administrateur et les règles de préavis prévues par la loi relative aux contrats de travail.

La dualité a également un impact en termes de sécurité sociale : pour ce qui concerne son mandat d’administrateur, cette personne est assujettie au statut social des travailleurs indépendants, tandis que pour sa fonction salariée, elle relève du régime de sécurité sociale des travailleurs salariés.

Notez que toute personne exerçant une activité professionnelle en Belgique sans contrat de travail est réputée exercer une activité indépendante et est par conséquent assujettie au statut social des travailleurs indépendants. En outre, toute personne désignée comme mandataire au sein d’une société – entité qui se livre donc à une exploitation ou à des opérations de caractère lucratif – est censée exercer une activité professionnelle indépendante.

L’administrateur qui exerce son mandat à titre gratuit doit être en mesure de le prouver. S’il parvient à prouver la gratuité du mandat, le mandataire n’est pas assujetti au statut social des travailleurs indépendants.
Dans le cas contraire, il doit s’affilier à une caisse d’assurances sociales en qualité soit d’indépendant à titre principal soit d’indépendant à titre complémentaire. Le type d’affiliation dépend du volume des prestations fournies dans le cadre de sa fonction salariée. Une affiliation en qualité d’indépendant à titre complémentaire est possible si ses prestations salariées représentent 50 % au moins d’un emploi à temps plein.

Fiscalité

Notez également que la séparation de ces fonctions n’a aucun impact en matière fiscale. Toutes les rémunérations sont considérées comme des rémunérations de dirigeant d’entreprise, à moins que l’intéressé ne soit en mesure de démontrer que la fonction d’administrateur est exercée à titre gratuit et qu’il ne perçoit une rémunération que pour la fonction salariée.

Des accords clairs

La personne qui souhaite combiner un mandat d’administrateur et une fonction salariée a intérêt à disposer de suffisamment de documents probants. La combinaison des deux fonctions constitue en effet une exception à la règle.

Nouvelles

En principe, les frais engagés à la demande ou au profit de l’employeur sont remboursés au travailleur. Les montants remboursés constituent des frais propres à l’employeur. Ils ne sont pas imposables dans le chef du travailleur et sont normalement déductibles pour l’employeur. Le travailleur doit en principe prouver la réalité et le montant de la dépense. Quelques exceptions sont toutefois prévues, comme c’est le cas pour les frais de séjour.

Les travailleurs salariés ne répondent en principe pas des dommages qu’ils causent à l’employeur ou à des tiers dans l’exécution de leur contrat de travail. Leur responsabilité ne peut être engagée que dans des cas exceptionnels.

La déduction pour investissement est une déduction fiscale à laquelle vous avez droit en tant qu’entrepreneur lorsque vous investissez dans des actifs que vous affectez à l’exercice de votre activité professionnelle. Si vous mettez ces actifs à la disposition de tiers, vous n’avez pas droit à cette déduction pour investissement. Il y a certes quelques exceptions. Mais qu’en est-il si vous avez des actifs qui ne tombent qu’en partie sous le coup d’une exception ?