Bedrijfsvoorheffing bij ploegen- en nachtarbeid

De voorwaarden en de modaliteiten voor de vrijstelling van bedrijfsvoorheffing (BV) in geval van ploegen- en nachtarbeid geeft regelmatig aanleiding tot discussies. In een circulaire van midden november spreekt de fiscus zich uit over de zogenaamde één derde norm: die moet u voortaan altijd 'per uur' berekenen.

Vrijstelling van BV

De ‘vrijstelling’ van BV houdt in dat de werkgever een deel van de bedrijfsvoorheffing die wordt ingehouden op het loon, niet moet doorstorten aan de Schatkist. De bedrijfsvoorheffing moet wel volgens de gewone regels berekend worden en mag niet uitgekeerd worden aan de werknemers. 

Hoewel de BV dus niet, of niet volledig, aan de Schatkist wordt gestort, mag de werknemer toch de volledige bedrijfsvoorheffing verrekenen in zijn aangifte in de personenbelasting.

Voorwaarden

Mits zij bepaalde voorwaarden naleven, kunnen ondernemingen waar in minstens 2 ploegen gewerkt wordt, een vrijstelling van BV genieten. Voor de vrijstelling voor ploegenarbeid zijn de voornaamste voorwaarden dat het dus minstens twee ploegen moeten zijn, van minstens twee personen. De ploegen doen zowel qua inhoud, als qua omvang hetzelfde werk. Ten slotte moeten de ploegen elkaar opvolgen, zonder onderbreking, en zonder dat de overlapping meer bedraagt dan 1/4e van hun dagtaak.

Wat de vrijstelling voor nachtarbeid betreft, eist de wet dat de werknemers hun prestaties verrichten tussen 20 uur en 6 uur, met uitsluiting van de werknemers die enkel prestaties verrichten tussen 6 uur en 24 uur, en van de werknemers die gewoonlijk beginnen te werken vanaf 5 uur.

Er is nog één bijkomende voorwaarde, die zowel voor ploegen- als voor nachtarbeid geldt: de zogenaamde één derde-norm. Om in aanmerking te komen voor de vrijstelling moeten de betrokken werknemers gedurende ten minste één derde van hun arbeidstijd in ploegen- of nachtarbeid zijn tewerkgesteld (art. 275(5), § 1, lid 4 WIB 1992). 

Voor het hof van beroep van Bergen kwam de vraag op welke wijze dat één derde berekend moet worden. U zou dat cijfer in dagen kunnen berekenen, maar ook in uren. 

In 2015 publiceerde de fiscus hierover zelf een FAQ, waarin hij meedeelde dat de belastingplichtige werkgever dit zelf mocht bepalen. De enige beperking die er gesteld werd, is dat éénmaal er gekozen werd voor één systeem, die methode coherent moet worden toegepast.

Maar het hof van Bergen vond in 2020 geen wettelijke basis voor die keuzemogelijkheid en oordeelde dat de werkgever de één derde-norm moest berekenen op uurbasis, en niet op dagbasis.

16 november 2021

In een circulaire van 16 november 2021 past de belastingadministratie haar houding aan het arrest van het hof van Bergen aan en staat ze vooraan alleen nog een berekening in uren toe. De nieuwe regeling treedt onmiddellijk in werking, maar de verplichting om altijd de één derde-norm op uurbasis te berekenen, geldt pas vanaf 1 januari 2022. Zo krijgen de sociale secretariaten en werkgevers de tijd om hun informaticasystemen aan te passen.

Met andere woorden: tot 1 januari 2022 behouden de werkgevers dus de keuze tussen een berekening op dag- of uurbasis.

Concreet

De belastingadministratie geeft zelf de volgende simpele voorbeelden.
Een werknemer heeft het volgende werkrooster: 

In week 1 werkt hij 38 uren en hij doet dat volledig in de ochtendploeg.

In week 2 werkt hij ook 38 uren, maar niet in een ploeg.

In week 3 werkt hij in totaal 38 uren en volledig in de ochtendploeg.

In week 4 werkt hij 38 uren, maar niet in een ploeg.

Deze werknemer heeft in totaal 152 uren gewerkt en daarvan heeft hij er 76 in ploegenarbeid gewerkt. Dat geeft een verhouding van 76/152, wat één op twee is en dus hoger dan één op drie. De werknemer voldoet aan de één derde-norm.

Stel dat de werknemer in week 3 niet in de ochtendploeg zou gezeten hebben, dan zou je op een verhouding 38/152 komen, wat één op vier is en dan werd de één derde-norm niet nageleefd. Er is dan geen vrijstelling van bedrijfsvoorheffing mogelijk.

Nieuws

Bestuurdersmandaten in een naamloze vennootschap of besloten vennootschap mogen niet in een arbeidsovereenkomst gegoten worden. Wat niet betekent dat een bestuurder geen werknemer zou kunnen zijn, maar evident is het niet.

De Commissie voor Boekhoudkundige Normen (CBN) publiceerde midden maart een nieuwe versie van haar advies over de groottecriteria voor kleine vennootschappen. Een interessant document.

Sinds 2016 kan u een aanzienlijke vermindering van werkgeversbijdragen sociale zekerheid krijgen voor de eerste zes aanwervingen. Maar begin 2022 traden enkele wijzigingen in werking.