Indemnités Covid-19 : comment les traiter dans la comptabilité ?

Au cours des derniers mois, de nombreuses entreprises ont bénéficié d’une aide des autorités fédérales et régionales. Afin de pouvoir reprendre leur activité après la période de fermeture obligatoire, elles ont également dû engager des frais supplémentaires. Comment les indemnités, d’une part, et les frais supplémentaires, d’autre part, doivent-ils être traités dans la comptabilité ? Un avis récent de la CNC nous éclaire à ce sujet.

Recettes et dépenses exceptionnelles

Le fil rouge de l’avis du 23 juin 2021 de la CNC (2021/11) est l’article 3:10 de l’arrêté royal portant exécution du Code des sociétés et des associations : « Les évaluations doivent répondre aux critères de prudence, de sincérité et de bonne foi. »

Si vous avez reçu une indemnité de 5 000 euros en Région flamande, par exemple, cette somme doit être comptabilisée sous « Produits d’exploitation divers » (comptes 743 à 749) ou « Autres produits d’exploitation non récurrents » (comptes 764 à 768). En effet, il ne s’agit pas de recettes « normales ».

La même chose s’applique du côté des dépenses. Si vous avez engagé des dépenses exceptionnelles, telles que l’achat de masques et de gel hydroalcoolique, le réaménagement du lieu de travail, l’installation de plexiglas, etc., ces coûts sont en principe comptabilisés soit sur le compte 61 « Services et biens divers », soit sur les comptes 664 à 667 « Autres charges d’exploitation non récurrentes ».

Ces frais peuvent être pris en charge en une seule fois, car il s’agit de « montants [qui] ne sont pas significatifs ». Toutefois, si la valeur de vos investissements est plus élevée, parce que vous vous êtes adapté(e) à la nouvelle situation de travail (vous par exemple avez installé un équipement audiovisuel performant dans les salles de réunion), ces dépenses peuvent être portées à l’actif et amorties. Les investissements doivent cependant servir de façon «durable à l’activité de l’entreprise au cours des prochains exercices.

Si vous avez encouru une pénalité ou une indemnité parce que la crise du coronavirus vous a empêché de respecter certaines obligations, ces pénalités ou indemnités doivent être comptabilisées à charge du résultat, sur un compte 643 à 648 « Charges d’exploitation diverses » ou 664 à 667 « Autres charges d’exploitation non récurrentes », lors de l’exercice au cours duquel la créance est née.

Charges récurrentes

Qu’en est-il des charges récurrentes telles que le loyer, l’eau, le gaz et l’électricité ? En principe, il s’agit de charges d’exploitation récurrentes puisqu’elles résultent de l’activité habituelle de l’entreprise. Toutefois, durant la période de fermeture obligatoire, l’entreprise n’a eu aucune activité. De l’avis de la CNC, l’organe d’administration peut par conséquent décider de considérer les charges supportées durant cette période de fermeture obligatoire en tant que charges d’exploitation non récurrentes.

Stocks

Si des stocks sont devenus inutilisables en raison de la fermeture obligatoire (produits alimentaires, par exemple), vous devez, en ce qui concerne les marchandises, approvisionnements et produits finis, procéder à une correction du prix d’acquisition afin d’adapter leur valeur comptable à leur valeur de marché à la date de clôture de l’exercice.

S’il s’agit d’en-cours de fabrication et de commandes en cours d’exécution, comptabilisez une réduction de valeur si leur coût de revient, majoré du montant estimé des coûts y afférents qui doivent encore être exposés, dépasse, respectivement, le prix de vente net ou le prix prévu au contrat à la date de clôture de l’exercice.

Immobilisations

Dans son avis, la CNC fait également référence à l’obligation temporaire d’interruption des activités qui a eu comme conséquence pour certaines entreprises que de nombreuses immobilisations (constructions, machines et matériel nécessaires à l’exercice de leur activité) n’ont plus été utilisées. Une adaptation des règles d’évaluation qui s’appliquent à de telles immobilisations peut s’avérer nécessaire. Il est alors possible que les plans d’amortissement doivent être adaptés.

Enfin, la crise sanitaire peut aussi avoir donné lieu à une restructuration. Les charges engagées dans le cadre d’une restructuration doivent être portées à l’actif s’il s’agit de dépenses relatives à une modification substantielle de la structure ou de l’organisation d’une entreprise et si cette restructuration a un impact favorable sur la rentabilité de l’entreprise.

Principe de prudence, de rapprochement et de réalisation

L’avis de la CNC est une pure application du principe de prudence, de rapprochement et de réalisation. Il est toutefois intéressant, car il transpose ce principe en exemples de situations concrètes auxquelles de nombreux entrepreneurs sont malheureusement confrontés.

Nouvelles

Peu après le début de la crise du coronavirus, en mars 2020, différentes autorités ont promulgué à un rythme soutenu des mesures qui devaient aider les entreprises à survivre à leur fermeture obligatoire. Afin d’éviter que le soutien financier des régions, des communautés, des provinces ou des communes n’aboutisse en partie dans le Trésor fédéral, ces indemnités sont exonérées d’impôt. Une exonération qui a été récemment prolongée jusqu’au 31 décembre 2021.

À qui la charge de la preuve incombe-t-elle en ce qui concerne les heures supplémentaires ? Si l’employeur ne dispose pas d’un outil qui lui permet d’enregistrer de manière fiable le temps de travail quotidien, il doit, selon la Cour du travail de Bruxelles, démontrer que le travailleur n’a pas presté les heures qu’il prétend.

Le montant de l’indemnité kilométrique pour les fonctionnaires fédéraux qui effectuent des déplacements avec leur propre véhicule est traditionnellement communiqué peu avant le 1er juillet. Mais cette communication concerne aussi les experts-comptables et les conseils fiscaux puisque le montant de cette indemnité a également de l’importance sur le plan fiscal.