Het UBO-register: op 30 september dan eindelijk van start?

Europese Richtlijnen verplichten Belgische vennootschappen, maar ook Belgische vzw’s, stichtingen en trusts aan te geven wie er écht achter de vennootschap, vzw, … zit. Zij moeten aan de overheid doorgeven wie de uiteindelijke begunstigde is (UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner). Die gegevens komen terecht in het UBO-register.

Deadline

De deadline voor die aangifte was aanvankelijk 31 oktober 2018. Maar de overheid was nog niet klaar met haar huiswerk en ze moest dus al enkele keren uitstel verlenen. De nieuwe deadline, 30 september 2019, lijkt nu toch echt wel de start van het UBO-register.

Wie is de “uiteindelijk begunstigde"?

De natuurlijke persoon die rechtstreeks eigenaar is of zeggenschap heeft over de onderneming zonder tussenkomst van andere juridische entiteiten is een zogenaamde rechtstreekse UBO. Is er wel tussenkomst van één of meerdere tussenliggende juridische entiteiten dan spreken we van een onrechtstreekse UBO.

In de praktijk moet u de UBO vaststellen in 3 stappen.

Eerst kijkt u naar de natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks minstens 25% van de stemrechten hebben.

Bijvoorbeeld

• X heeft 26% van de stemgerechtigde aandelen van NV 1 : rechtstreekse UBO
• X heeft 90% van NV 2 dat op zijn beurt 30% heeft van NV 1 : 30% van 90 % is 27% waardoor X een onrechtstreekse UBO wordt van NV 1

Opletten bij personen die met elkaar gehuwd zijn waarbij de aandelen in de gemeenschap zitten: u moet de aandelen dan samentellen. Als X en Y gehuwd zijn en elk 20% van de aandelen hebben van NV 1, dan zijn ze een rechtstreekse UBO als de aandelen in de gemeenschap zitten. Zitten de aandelen niet in de gemeenschap, dan zijn ze geen van beiden UBO.

Bij de tweede stap kijkt u naar de natuurlijke personen die controle hebben over de vennootschap 'via andere middelen'. Dit is bijvoorbeeld het geval als er een aandeelhoudersovereenkomst is die u het recht geeft om de meerderheid van de leden van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan te benoemen of te ontslaan.

Ten slotte, als er onduidelijkheid is over wie er precies UBO is, kan de vennootschap, stichting, ...  het hoger leidinggevend personeel als UBO aangeven. In een vennootschap bedoelen we hiermee de bestuurders van de vennootschap. In een feitelijke vereniging is dat bijvoorbeeld de persoon die de vereniging kan vertegenwoordigen.

De aangifte

In het UBO-register moeten de volgende gegevens opgenomen worden:

naam en voornaam, geboortedatum, rijksregisternummer (of gelijkaardig identificatiemiddel voor buitenlandse UBO), nationaliteit en adres

datum waarop hij of zij UBO werd

categorie van UBO

of het gaat om een rechtstreekse of onrechtstreekse UBO (indien het laatste: het aantal tussenpersonen en hun identiteit, de omvang van het uiteindelijke belang in de vennootschap)

of het gaat om een alleenstaande of gegroepeerde UBO

Wie doet de aangifte ?

In principe is het de wettelijke vertegenwoordiger van de vennootschap, vereniging, stichting, ... die de aangifte moet doen. Voor een vennootschap zijn dat dus de bestuurders.
Uiteraard kunnen zij iemand mandateren. Als de aangifteplicht wordt opgenomen door een interne medewerker, dan moet dit via een website van de FOD Financiën geregistreerd worden waarna die medewerker de gegevens kan ingeven.
U kan de aangifteplicht ook aan een externe derde doorgeven (boekhouder, accountant, ...). Ook daar moet dit mandaat eerst geregistreerd worden waarna de gemandateerde toegang heeft tot het register namens de vennootschap.

Sancties

De sancties voor inbreuken op de aangifteplicht zijn niet mis: de administratieve boete kan variëren van 250 tot 50.000 en ze wordt opgelegd aan de bestuurders en meer in het algemeen aan iedereen die deelneemt aan het effectief beleid.

Wie heeft toegang tot het register ?

Het doel van het UBO-register is de bestrijding van witwaspraktijken en de strijd tegen terrorisme. Daarom hebben parket en fiscus toegang tot het register. Verder hebben ook financiële instellingen, advocaten en notarissen toegang in het kader van een cliëntenonderzoek.

Ook burgers hebben toegang tot het register, zij het tegen betaling. Als een burger toegang vraagt tot de gegevens van een vennootschap, dan moeten zij dat motiveren. Gegevens van vzw's, stichtingen, fiducieën en trusts kunnen zij slechts opvragen als zij een rechtmatig belang aantonen.

De geviseerde UBO moet door de vennootschap, vzw, stichting, ... op de hoogte gebracht worden van het feit dat hij/zij geregistreerd wordt in het UBO-register. De overheidsdienst die het register beheert zal dat trouwens ook doen. Die UBO heeft dan ook zelf recht om de geregistreerde gegevens te raadplegen en hij/zij kan zelfs vragen dat bepaalde gegevens verborgen blijven.

Meer informatie in het register

De overheid creëerde een website, niet alleen voor het register zelf, maar ook met meer informatie. Een handige brochure en een uitgebreide Frequently Asked Questions vindt u terug op https://financien.belgium.be/nl/ubo-register

Nieuws

Als btw-plichtige mag u de btw op goederen die u kocht om ze weer te verkopen, aftrekken. Als u dan later besluit om die goederen niet te verkopen, hetzij om ze zelf te houden dan wel om ze weg te schenken, dan moet u de afgetrokken btw, terugstorten. Er zijn echter uitzonderingen en n daarvan gaat over kleine handelsgeschenken.

Het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) trad in werking op 1 mei 2019. Sindsdien kan u geen BVBA meer oprichten maar wel een BV. Sindsdien heeft u geen maatschappelijk kapitaal meer maar wat dan wel?

Wie btw moet terugkrijgen van de fiscus moet wat geduld oefenen. Een btw-krediet wordt in principe slechts terugbetaald na 3 maanden. Om starters niet in financile problemen te brengen, krijgen zij vanaf 1 januari 2020, de eerste 2 jaar van hun bestaan, hun krediet al na 1 maand uitbetaald.