Handelsmonsters, relatiegeschenken en reclameartikelen bekeken door een btw-bril

Voor goederen die een onderneming weggeeft als handelsmonster, relatiegeschenk of reclameartikel gelden bijzondere regels. Normaal moet een btw-plichtige die goederen gratis wegschenkt, aan zichzelf btw aanrekenen. Maar voor handelsmonsters, relatiegeschenken en reclameartikelen bestaat er een uitzondering. Deze artikelen mag de belastingplichtige onder bepaalde voorwaarden vrij van btw uitdelen.

Onttrekking: btw aanrekenen

Wanneer een belastingplichtige goederen gratis weggeeft, doet hij een onttrekking. Die wordt gelijkgesteld met een belastbare handeling. Dat houdt in dat de belastingplichtige zichzelf btw moet aanrekenen.

Belangrijkste uitzonderingen hierop zijn de handelsmonsters, relatiegeschenken en reclameartikelen. Ook geschenken aan personeel en schenkingen aan goede doelen zijn vrijgesteld. Voor elk van deze uitzonderingen gelden (andere) voorwaarden.

Uitzondering 1: handelsmonsters

Handelmonsters of staaltjes worden door bedrijven uitgedeeld om het publiek kennis te laten maken met (nieuwe) producten. Het gaat dan ook om goederen die door de onderneming zelf worden geproduceerd of verkocht, al dan niet verpakt in een kleinere verpakking, die al dan niet het woord 'staal' of 'monster' vermeldt.

Om voor de vrijstelling in aanmerking te komen, moeten:

de staaltjes worden uitgedeeld om het product te promoten, en

de kosten voor het uitdelen in de inkomstenbelastingen als een aftrekbare beroepskost worden beschouwd.

Het staaltje mag geen sterke drank zijn.

Uitzondering 2: relatiegeschenken

Relatiegeschenken of handelsgeschenken zijn andere goederen dan de producten die de onderneming zelf maakt. Ze worden weggeschonken aan goede zakenrelaties. Dit kan btw-vrij voor zover de waarde van het geschenk de 50 EUR niet overschrijdt. Bovendien mag er sinds kort nog maar één geschenk per jaar per relatie worden geschonken. Daarbij wordt wel enkel rekening gehouden met natuurlijke personen: een belastingplichtige kan dus wel twee geschenken geven aan twee zaakvoeders van de dezelfde bvba (ieder één geschenk).
Gratis diensten, tabak en geestrijke dranken  komen niet in aanmerking. Enkelvoudige vouchers komen dan weer wel in aanmerking, zelfs als ze kunnen worden omgeruild voor diensten. 

Uitzondering 3: reclameartikelen

Ook reclameartikelen kunnen vrij van btw worden uitgedeeld. Het zijn goedkope gebruiksgoederen die in grotere hoeveelheden worden verspreid, waarop duidelijk en blijvend de naam van de onderneming staat. Het gaat dan typisch om zaken als balpennen, sleutelhangers, ....

Uitzondering 4: geschenken aan het personeel

Het personeel een cadeautje geven met kerstmis, Nieuwjaar of Sinterklaas behoort ook tot de mogelijkheden.

Voorwaarden zijn:

alle personeelsleden of alle kinderen (eventueel met leeftijdsvoorwaarde) van personeelsleden moeten een geschenk krijgen;

de waarde van het geschenk mag de 50 EUR (exclusief btw) niet overschrijden (let op: dit verschilt van de inkomstenbelastingen, waar het cadeau slechts een maximale waarde van 35 EUR mag hebben);

er wordt maar één geschenk per persoon per jaar gegeven.

Uitzondering 5: schenking aan goede doelen

Ten slotte kan een onderneming ook goederen wegschenken aan slachtoffers van rampen, of voedseloverschotten schenken aan erkende voedselbanken.