De uitnodigingen voor de jaarvergadering hangen in de lucht

Zes maanden na het afsluiten van het boekjaar zijn zaakvoerders/bestuurders verplicht de jaarvergadering bijeen te roepen. Het boekjaar moet niet noodzakelijk met het kalenderjaar samenvallen, maar voor de vennootschappen waar dit wel zo is, is de tijd van de jaarvergaderingen dus aangebroken. De rechtsvorm van uw vennootschap bepaalt de wijze van oproeping.

Wettelijke oproepingsformaliteiten

In een NV en een Comm.VA kunnen alle of een deel van de aandelen op naam zijn.
Zijn alle aandelen op naam (BVBA en CVBA), dan mag iedere aandeelhouder/vennoot worden uitgenodigd via een aangetekende brief. Dit kan ook via een ander communicatiemiddel als de aandeelhouders hiermee individueel, uitdrukkelijk en schriftelijk hebben ingestemd (bv. een fax, een elektronische aangetekende zending of een e-mail met ontvangstbevestiging, een bekendmaking op de website van de vennootschap). Het is belangrijk dat vennoten elke adreswijziging aan de vennootschap doorgeven omdat ze worden aangeschreven op het adres dat in het register van de aandelen is vermeld.

Wanneer niet alle effecten op naam zijn, m.a.w. als er gedematerialiseerde aandelen of obligaties bestaan, is het van belang dat de oproeping zo verspreid mogelijk gebeurt. De aandeelhouders van een NV kunnen worden opgeroepen door middel van een aankondiging in het Belgisch Staatsblad, al dan niet aangevuld met een publicatie in een nationaal verspreid blad.

Bedrijven kunnen dus ook een elektronisch aangetekende zending versturen. Een Europese verordening regelt de rechtsgeldigheid van deze zending. Europa heeft met verordening nr. 910/2014 een juridisch kader gecreëerd om het vertrouwen in elektronische transacties te vergroten. Een belangrijk hoofdstuk handelt over de 'vertrouwensdiensten'. Die 'vertrouwensdiensten' omvatten het versturen van elektronische aangetekende zendingen. De Europese verordening is vorig jaar omgezet in Belgische wetgeving.

Timing

De oproeping voor de vergadering moet ten laatste vijftien dagen vóór de algemene vergadering gebeuren. Het gaat hier niet om vijftien vrije dagen. De datum van verzending (afstempelingsdatum) telt. Veiligheidshalve wordt de brief ten laatste de zestiende dag vóór de dag van de vergadering verstuurd omdat het wordt betwist of de verzendingsdag nog de vijftiende dag vóór de vergadering mag vallen. De dag van de vergadering zelf wordt niet meegerekend. Wanneer u de algemene vergadering bijvoorbeeld op 20 juni zal houden, dan mag de uitnodiging op 5 juni of vroeger worden verstuurd.

De statuten van een CVBA of CVOA kunnen vrij de vorm en de termijn voor het verzenden van de uitnodigingen bepalen. Zonder statutaire bepaling geschiedt de oproeping minstens vijftien dagen vóór de algemene vergadering, bij aangetekende brief.

Agenda

Tot slot. De agenda is een essentieel onderdeel van de oproeping. Op basis van de agendapunten zullen de aandeelhouders beslissen of ze al dan niet aan de algemene vergadering deelnemen of al dan niet een volmacht zullen verlenen. De agenda moet dan ook ondubbelzinnig en duidelijk worden opgesteld.

Nieuws

Nadat het Grondwettelijk Hof de regeling voor 'het belastingvrij bijklussen' eind 2020 vernietigde, werd een nieuw en specifieke belastingregeling ingevoerd voor de diensten (en dus niet voor de verkoop van goederen) die een particulier aan een andere particulier levert door tussenkomst van een erkend elektronisch platform. De administratie heeft in de loop van mei daar in circulaire 2021/C/44 wat toelichting bij gegeven.

Als u materiaal aanbiedt aan uw medewerkers om te kunnen werken, dan zijn er twee mogelijkheden. Ofwel beschouwt de fiscus het als kosten eigen aan de werkgever (en dan is het niet belastbaar voor de werknemer), ofwel als voordeel van alle aard (en dan is het uiteraard wel belastbaar). Pc’s en smartphones vallen onder die laatste categorie. Maar wat met de accessoires ervan?

De berekening van het voordeel van alle aard voor de bedrijfswagen is onder meer afhankelijk van de CO2-uitstoot van het voertuig tegenover de ‘gemiddelde uitstoot van het Belgische wagenpark’. Die gemiddelde uitstoot ging in 2018 en 2019 naar omhoog waardoor het voordeel kleiner werd. Door een nieuwe wet kan dat niet meer.