Documenten aanleveren
Zoals jullie waarschijnlijk overal
horen,
De digitalisering is aan een
veroveringstocht bezig. En dit gaat supersnel.
Als boekhoudkantoor, willen wij
deze speedboot uiteraard niet missen
En kunnen vanaf nu ook jullie
digitale documenten verwerken.
Deze kunnen ons op 2
manieren bezorgd worden :
1)
eigen
ingescande/opgeslagen documenten (PDF)
a. Dit kan via een eenvoudige email, waarbij documenten aan ons worden doorgestuurd.
i.
Voordeel : eenvoudig
en gekende manier van documenten doorsturen = email + bijlage
ii.
Nadeel : grotere
bestanden kunnen niet altijd verstuurd en moeten hierdoor opgesplitst
b. Via een beveiligd online
platform –
toegankelijk via website : www.doolaeghe.biz
i.
Via het pakket Silverfin
kunt u gescande documenten eenvoudig uit jullie bestandstructuur Slepen en
Plakken
ii.
Door de beveiligde
omgeving, komen jullie documenten onmiddellijk bij ons in de juiste
klantenfiche terecht.
iii.
Nadeel : noodzaak aan
een login + paswoord (via ons gratis te verkrijgen)
2)
papieren binnen
brengen –
waarna ze door ons worden ingescand.
a. Werkwijze blijft voor jullie hetzelfde : binnen brengen van
de diverse mappen met facturen
b. Deze gaan door ons ingescand worden
i.
Wanneer de facturen
worden binnen gebracht zullen we deze nu onmiddellijk inscannen.
ii.
Daarna worden van de
facturen ubl’s gemaakt en zo doorgestuurd naar het boekhoudprogramma.
iii.
Daarom zal je geen
nummering meer op de facturen zien staan. De nummering wordt intern
elektronisch op de factuur gezet en zal ook zo door iedereen blijvend kunnen
gecontroleerd worden (afsluit, controle, bespreking,…)
Mag ik vragen:
- Bewijsjes van betalingen aan de factuur te kleven met
plakband.
- Nietjes te vermijden.
-
Parkeerticketjes, restaurantkosten en dergelijke op A4 bladen te kleven. Graag
1 ticket per A4 blad want elk ingescand blad telt voor 1 factuur.
Op die manier kunnen we heel vlotjes inscannen!
Bij vragen of opmerkingen, geef
gerust een seintje!
Wij danken u alvast voor de
medewerking!!
